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Quand le changement d’ERP devient-il nécessaire ?

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Lorsqu’une entreprise envisage de changer de PGI, il lui faudra du temps et une certaine planification. Un changement exigera que les clients et les employés connaissent le nouveau processus, et qu’ils soient prêts pour les changements. Alors quand est-ce le bon moment pour un changement d’ERP ?

Les raisons d’un changement d’ERP

Il y a plusieurs raisons qui peuvent motiver un changement d’ERP (Enterprise Resource Planning).

    • Défaillance dans la sélection de l’ERP actuel
    • L’ERP actuel ne répond plus aux besoins de l’entreprise. Les fonctionnalités proposées ne sont plus adaptées aux activités de l’entreprise ou ne sont pas suffisamment performantes.
    • L’ERP actuel n’est plus supporté par l’éditeur.
    • L’entreprise a fait l’acquisition d’une autre entreprise et doit migrer vers un ERP unique.
    • L’ERP actuel est trop coûteux en termes de licences ou de maintenance.
    • L’entreprise souhaite moderniser son système d’information et opte pour un ERP plus adapté aux nouvelles technologies (cloud, par exemple).
    • L’entreprise veut un ERP plus intégré à ses autres outils informatiques (CRM, gestion de projets, etc.).
    • L’ERP actuel ne permet pas de gérer certaines langues ou devises, ce qui peut être un frein pour l’expansion internationale de l’entreprise.meeting sur changement erp

 

Le changement du logiciel ERP devra le plus souvent être effectué en raison de l’évolution de la technologie ou des besoins spécifiques des clients ou de votre business en pleine mutation. Le changement de progiciel de gestion peut aussi être nécessaire dans le cas où les fonctionnalités ou modules du progiciel de gestion actuel ne sont plus suffisant à la bonne gestion d’entreprise.

Les employés auront très probablement besoin d’une formation sur la façon d’utiliser le nouveau progiciel de gestion intégré afin que la transition se fasse en douceur. Certains clients ne seront pas en mesure d’utiliser les nouveaux systèmes et c’est à ce moment que la transition complète est nécessaire. Cela contribuera à améliorer la relation client et, par conséquent, la qualité globale des services de l’entreprise.

Les étapes d’un changement d’ERP.

Le processus de changement d’ERP peut être complexe et varie en fonction de la taille de l’entreprise et de la sophistication de l’ERP actuel. Voici quelques étapes couramment suivies dans ce type de projet

    1. Évaluation des besoins de l’entreprise et identification des fonctionnalités clés recherchées dans un nouvel ERP.
    2. Établissement d’un budget et définition du calendrier de mise en œuvre.
    3. Sélection de fournisseurs potentiels et de leurs offres.
    4. Test des différentes solutions proposées et sélection de l’ERP retenu.
    5. Mise en place de l’ERP et formation de l’équipe à son utilisation.
    6. Migration des données de l’ERP actuel vers le nouvel ERP.
    7. Mise en œuvre du nouvel ERP et support aux utilisateurs pendant la période de transition.
    8. Suivi et évaluation de la performance du nouvel ERP une fois en place.

La première étape du changement est de faire en sorte que tous les systèmes fonctionnent mieux ensemble. Les clients recevront une ressource gratuite qui leur permettra de voir et de suivre leurs comptes. de garder une trace de leur utilisation des services. Cette ressource sera aussi utilisée pour suivre la productivité et la facturation.

L’étape suivante consistera à envoyer des responsables d’unités commerciales dans tous les différents lieux.erp d'entreprise Une fois arrivés, ils passeront en revue chaque système d’information et s’assureront que tout fonctionne bien. Cela prendra un peu de temps, mais tout sera en place une fois que le changement aura été effectué.

Il est important de bien planifier chaque étape de ce processus et de s’assurer que l’équipe est préparée à utiliser le nouvel ERP avant de procéder à la migration des données.

Les entreprises prendront les mesures nécessaires pour utiliser les systèmes dans le cadre du nouvel objectif et pas seulement dans le cadre de l’ancien système. Des améliorations devront être apportées aux logiciels pour que tous les systèmes fonctionnent ensemble plus efficacement. Ce processus peut être difficile, mais il en vaudra la peine au final.

Conclusion

Il est important de prendre le temps de bien évaluer les raisons de changer d’ERP et de choisir un nouvel outil qui répondra aux besoins de l’entreprise à long terme.La migration vers un nouvel ERP peut être un projet coûteux et complexe, il est donc essentiel de bien le planifier et de s’assurer que l’équipe est prête à adopter le nouvel outil.Les étapes de ce changement peuvent prendre un certain temps, mais le meilleur système permettra d’améliorer le coût global de l’activité et la qualité globale du service offert par l’entreprise.

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