Quand et pourquoi décider d’externaliser son activité ?

Externaliser un service est indispensable surtout si ce n’est pas votre activité principale. Ce procédé a plusieurs avantages et aide les entreprises à être plus productives tout en minimisant les coûts. Une entreprise désireuse de mieux satisfaire ses clients doit faire recours à l’externalisation. Cependant, certains entrepreneurs demeurent ignorants en ce qui concerne cette méthode. Découvrez dans cet article les avantages de ce procédé et quand le mettre en place.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation ou outsourcing consiste à transférer des activités d’une entreprise vers un prestataire externe spécialisé. Avant de déléguer ses activités en toute confiance, l’entreprise doit être sûre de la qualité du service offert par le prestataire. Elle doit superviser le pilotage des missions. Ces dernières sont souvent inscrites sur le long terme.

Plusieurs activités sont concernées par l’externalisation. Il s’agit entre autres de l’informatique, des ressources humaines, de la finance, du marketing, de la communication, etc. L’externalisation est également fonction de la zone géographique. On distingue donc l’externalisation « onshore » qui se passe au sein d’un même pays et celle « offshore » qui est destinée à un autre pays.

Ainsi, le recours à un spécialiste dépend des activités considérées comme non stratégiques. Ces activités doivent être traitées à moindre coût et avec une certaine flexibilité chez les sous-traitants. Cela permet à l’entreprise de se focaliser sur ses compétences de bases et sur son corps de métier.

Pourquoi externaliser son activité ?

L’externalisation des services présente plusieurs avantages.

Améliorer la qualité de son service

Déléguer certaines missions comme la comptabilité ou le service des ressources humaines permet à l’entreprise de se focaliser sur son activité principale. Cette externalisation est plus bénéfique et l’entreprise gagne en efficacité. Grâce à l’externalisation de services compétents, l’entreprise offre une certaine garantie sur la qualité.

Réduire les coûts

La plupart des entreprises en France utilisent la stratégie d’externalisation. Ce processus est souvent synonyme d’une réduction des coûts. Des études ont montré que les entreprises qui ont recours à ce genre de procédé le font pour gagner davantage. D’ailleurs, elles affirment que la baisse des frais est l’un des principaux avantages. En fonction des besoins du client, le prestataire extérieur ajuste son service et l’entreprise fait des économies sur ses coûts fixes. L’externalisation permet de faire recours à des experts même si votre entreprise a un budget limité.

Garantir la continuité du service

La stratégie d’externalisation permet de préserver la continuité de l’activité. Externaliser par exemple la gestion de paie confère une stabilité interne. Il peut arriver qu’un des collaborateurs tombe malade et laisse un poste vacant pendant 24 h ou plus. Si l’absence doit se prolonger, l’entreprise doit engager un autre professionnel et le former avant qu’il ne soit opérationnel. Avec une externalisation de service, ce type d’imprévu est éliminé. L’entreprise gagne alors en souplesse opérationnelle.

Comment externaliser efficacement son activité ?

L’entreprise doit mettre sur pied une feuille de route avant de prendre la décision d’externaliser une de ses activités. Cela lui permettra de définir ses objectifs, les conditions et les moyens de contrôle de cette démarche. Il est donc indispensable de séparer sa part de compétence de celle du prestataire choisi afin de déterminer les responsabilités de chacun. Pour ce faire, inspirez-vous des contrats types des prestataires.

La clé de la réussite de l’externalisation est la relation de confiance pérenne entretenue entre les deux parties. Le prestataire choisi doit offrir un bon coût, être situé à proximité et avoir un haut niveau technique. L’entreprise doit mettre en place des comités de représentants qui auront pour rôle de piloter conjointement les missions et de contrôler leurs qualités. Elle doit aussi créer un tableau de bord qui repose sur des indicateurs efficaces et rigoureux. Cela permettra de bien mener les missions et mettre en avant la démarche qualité.

Quand externaliser ?

Vous pouvez choisir d’externaliser une activité quand ce n’est pas votre métier principal. Aussi, si vous n’avez ni les compétences ni les ressources suffisantes pour gérer la comptabilité de votre entreprise, faites recours à un professionnel en externe. En outre, externaliser une activité quand vous voulez augmenter le niveau de service est une bonne stratégie.

Par ailleurs, si votre activité connaît du progrès et que vous voulez mieux satisfaire vos clients, ce procédé devient une nécessité. Cela vous permet de rehausser le niveau du service sans dépenser beaucoup d’argent.

Conclusion

L’externalisation est un procédé permettant à votre entreprise d’être plus efficace et de fournir des services de bonne qualité. L’avantage principal est la réduction des coûts. Notez que le facteur le plus important dans ce processus est la confiance pérenne existant entre le prestataire choisi et l’entreprise.