Les étapes de l’évaluation et de la sélection de votre logiciel ERP

L‘évaluation du projet ERP est une étape que l’entreprise utilisatrice raccourcit mais elle est l’une des plus critiques. Il est tentant pour l’acheteur du PGI de ne considérer que les leaders de l’industrie ou les premières options qui apparaissent dans les efforts de recherche. Un bon processus d’évaluation de l’ERP et de sélection de l’enterprise resource planning minimise les risques d’échec d’un projet donc il faut le faire avec soin.

Processus efficace d’évaluation d’un ERP.

Il y a un certain nombre de recommandations pour un processus efficace d’évaluation d’un logiciel ERP compte de son utilité dans l’entreprise. Parmi ces recommandations, on peut souligner les suivantes :

Avoir un processus formel

Un processus formel est le moyen le moins cher et celui qui donne les meilleurs résultats.Il permet d’éviter qu’il y ai une défaillance dans le choix de l’ERP Pour que celui-ci prenne forme, il vous faut établir une documentation solide :

• Concevoir la documentation qui sera nécessaire pour avoir l’appui des fournisseurs potentiels.
• Documentez les critères selon lesquels vous évaluerez et noterez les fournisseurs.
• Dressez un plan de travail et fixez des dates estimatives.
• Réunir l’équipe de collaborateurs qui travaillera sur le projet d’évaluation de l’ERP et de sélection.

Définir les lacunes, de la plus haute à la plus basse

Écrire et s’entendre sur les problèmes d’affaires ou les lacunes que l’entreprise prévoit résoudre. Les problèmes d’affaires à résoudre sont les écarts entre la situation actuelle et les objectifs d’affaires à atteindre. Définir ces lacunes, en plus de servir à l’évaluation d’un logiciel ERP, sert à sensibiliser la direction sur les besoins d’affaires de l’entreprise.

Notez les processus qui règleront les problèmes de l’entreprise.

Écrivez les processus qui permettront de résoudre ces problèmes d’affaires. C’est une conséquence de l’étape précédente. Cela peut correspondre à un module de gestion de la relation client (CRM) , de gestion comptable, de gestion commerciale, de gestion de productions, gestion des stocks, gestion des ressources humaines, … Chaque problème rencontré en entreprise a sa solution de gestion logicielle.

Rédiger et convenir de la fonctionnalité nécessaire au processus.

Convenir de la fonctionnalité que le progiciel de gestion intégré devra contenir pour soutenir de tels processus d’affaires. C’est le maximum de détails qui est atteint et il est utile d’évaluer les coûts de chacun des logiciels ERP qui seront offerts par les fournisseurs.

Connaître les limites de l’entreprise.

Évaluez si votre organisation dispose des ressources nécessaires et suffisantes pour une mise en œuvre. Il sera nécessaire d’avoir les personnes qui en savent le plus sur l’entreprise afin que vous puissiez mettre en œuvre le logiciel de gestion d’entreprise avec le moins de difficulté possible.

Affecter le budget : sécuriser l’argent.

Définir le budget disponible et établir ce qui sera nécessaire. Cette définition semble être une définition de qui est le premier, la poule ou l’œuf ? Contrairement à la question précédente, qui peut générer des discussions infinies, la définition du budget est plus facile.

Définir les priorités

L’évaluation étant la clé de la sélection, il est essentiel d’en tirer le plus de subjectivité possible et d’exécuter un processus aussi objectif que possible. Avant de commencer l’interaction avec les fournisseurs, il est recommandé d’avoir défini les critères selon lesquels une proposition de projet sera jugée acceptable. Il y a au moins quatre évaluations ou axes qui doivent être considérés comme une étape préalable à la sélection : fonctionnel, technique, fournisseur et économique.

Dans certains cas, la longue liste de fournisseurs peut être convoquée pour présélectionner un plus petit groupe.

Préparer les documents nécessaires avant de commencer

Demande de renseignements

Une demande de renseignements (DDR) est une proposition sollicitée à un vendeur, fournisseur potentiel, pour déterminer quels produits et services sont disponibles sur le marché pour répondre aux besoins d’un acheteur et pour connaître la capacité du vendeur en termes d’offre et de forces. Les DDR sont couramment utilisées dans le cadre d’acquisitions importantes, lorsque cette exigence pourrait être satisfaite par divers autres moyens. Toutefois, une DDR ne constitue pas un appel d’offres, ne lie pas l’acheteur ou le vendeur et peut mener ou non à une demande de prix.

Les réponses des fournisseurs doivent contenir des données sur le fournisseur, l’exécutant, les clients, l’expérience de l’industrie.

Demande de proposition (DP)

Les demandes de propositions sont émises plus fréquemment pour des produits et services complexes et hautement personnalisés. Pour les produits et services les plus simples, les organisations distribuent un appel d’offres. Il s’agit d’une demande de soumission plus courte et qui nécessite moins de main-d’œuvre qu’une demande de proposition.

Évaluer et comparer les informations fournies par les fournisseurs.

Les réponses à la demande de renseignements vous aideront à faire un premier filtre et à présélectionner un groupe d’entreprises avec lesquelles vous approfondirez le travail. Répartissez la documentation spécifique au projet parmi ces 4 à 6 fournisseurs, avec des questions et des tâches spécifiques. Utiliser une méthode objective d’évaluation de l’ERP et de notation pour évaluer les propositions des fournisseurs. Suivez votre plan de travail officiel.

Que ne devrait-il pas manquer dans une demande de propositions ?

• Spécifications du produit ou du service requis, aussi détaillées que possible.
• Renseignements exigés du fournisseur. Par exemple : prix, personnes qui dirigeront le projet, responsabilités, calendrier, historique.
• Critères de sélection ou de disqualification des fournisseurs.
• Dates clés. Ouverture/fermeture du processus, visites sur place, démonstrations, réunions.
• Exigences de confidentialité.
• Contrat type avec lequel le contrat sera conclu.

Enfin, si il vous arrive de changer d’ERP pour quelques raisons que ce soit, pensez à suivre de manière scrupuleuse les étapes de l’évaluation et de la sélection de votre logiciel.

Conclusion

L’évaluation et la sélection d’un logiciel de gestion intégrée (ERP) sont des processus complexes qui nécessitent une planification minutieuse et une attention aux détails. Il est important de bien définir vos besoins en termes de fonctionnalités et de caractéristiques, de fixer un budget et de réaliser une étude de marché pour trouver les fournisseurs qui proposent des produits adaptés. Demandez des démonstrations des différents logiciels et comparez les fournisseurs en fonction de critères tels que la qualité du produit, le coût, la flexibilité, le support et la réputation. Une fois que vous avez fait un choix, négociez les conditions de vente et mettez en place le logiciel en suivant les instructions du fournisseur. En prenant le temps de suivre ces étapes, vous serez en mesure de sélectionner un logiciel ERP qui répondra parfaitement à vos besoins et qui vous aidera à améliorer l’efficacité de votre entreprise.