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Pourquoi une entreprise devrait investir dans la permanence téléphonique ?

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Les entreprises de nos jours sont confronter à une concurrence féroce et sont tenues de trouver des moyens innovants pour rester compétitives. Investir dans la permanence téléphonique représente une opportunité unique d’améliorer leurs services, leurs images et leurs productivités. Dans cet article, nous expliquons en quoi l’investissement dans un service de télésecrétariat peut être très avantageux pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique entreprise ?

Une permanence téléphonique entreprise est une solution que de nombreuses entreprises choisissent pour gérer leurs appels entrants et sortants. Elle permet aux clients et aux professionnels d’être pris en charge rapidement et avec des standards de qualité élevés.

La gestion des appels téléphoniques peut être externalisée, ce qui signifie que l’entreprise ne doit pas employer un secrétaire ou s’occuper du traitement des demandes par téléphone aussi souvent qu’avant.

Définitiontele sécretariat

La permanence téléphonique entreprise est une solution permettant à une société de répondre à ses besoins spécifiques comme dans les secteurs médicaux et juridiques, ainsi que dans d’autres domaines d’activité. Une équipe professionnelle prend en charge la gestion des appels entrants et sortants et veille à ce que les standards de qualité soient respectés.

Utilité

Outre le gain de temps considérable dont bénéficient les sociétés qui externalisent leur secrétariat téléphonique, cette solution permet également la prise en charge des rendez-vous et l’envoi de messages par téléphone.

Différences la permanence téléphonique et un service de télésecrétariat

Bien qu’ils soient souvent utilisés de manière interchangeable, les termes « permanence téléphonique » et « télésecrétariat » font référence à deux services distincts. Voici les principales différences entre ces deux types de services :

  1. Objectif : La permanence téléphonique a pour objectif de prendre en charge les appels entrants de manière professionnelle et personnalisée en assurant une réponse rapide et enregistrant les messages pour les transmettre aux destinataires. Le télésecrétariat, quant à lui, a pour objectif de fournir un service de secrétariat à distance, en effectuant des tâches administratives pour les clients tels que la gestion de leur agenda, la rédaction de courriers, la saisie de données, etc.
  2. Fonctionnement : La permanence téléphonique se concentre principalement sur la gestion des appels entrants. Les agents de la permanence téléphonique sont formés pour répondre aux appels de manière professionnelle, en utilisant des scripts personnalisés, en prenant les messages et en les transmettant aux destinataires de manière efficace. Le télésecrétariat, quant à lui, est un service plus personnalisé, où les agents travaillent généralement avec des clients spécifiques pour effectuer des tâches administratives spécifiques selon leurs besoins.
  3. Disponibilité : La permanence téléphonique est généralement disponible pendant les heures d’ouverture normales de l’entreprise, et peut également fournir une assistance en dehors de ces heures si nécessaire. Le télésecrétariat peut être disponible pour des périodes plus longues, y compris en dehors des heures d’ouverture normales de l’entreprise.
  4. Tarification : Les services de permanence téléphonique sont généralement facturés à l’heure ou au nombre d’appels pris en charge. Les services de télésecrétariat sont souvent facturés à l’heure ou au nombre de tâches administratives effectuées.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’une permanence téléphonique entreprise ?

Avantages

  • Une prise en charge rapide des demandes: Lorsqu’un client ou un prospect contacte votre entreprise par téléphone, il attend une réponse rapide et efficace, c’est ce que propose une permanence téléphonique entreprise.
  • Un standard de qualité élevée:: Une permanence téléphonique permet une plus grande prise en charge des clients grâce à son personnel expérimenté.
  • Gain de temps pour votre entreprise: Votre entreprise peut se concentrer sur ses principales activités sans avoir à embaucher une équipe dédiée à la gestion des appels.

Inconvénients

  • Coût relativement élevé: Il faut prendre en compte que les services de permanence téléphonique peuvent être assez coûteux, ce qui doit être considéré avant de choisir un service.
  • Expérience personnelle limitée: Les sociétés proposant des services de permanence téléphonique ont souvent du personnel mais ne disposent pas d’une équipe dédiée pour chaque client et certaines prestations peuvent être limitées.

Comment choisir une permanence téléphonique entreprise ?

Évaluer les besoins

Avant de choisir un service de permanence téléphonique, il est important de bien comprendre vos besoins afin de trouver la solution qui vous convient le mieux.

Comparer les offres

Il est important de comparer les différentes offres disponibles sur le marché et d’analyser la qualité, le prix et autres aspects importants pour votre entreprise.

Vérifier la qualité des services proposés

Vous devrez également vérifier la qualité des services proposés par chaque société que vous envisagez. Il est important de s’assurer que le service est à la hauteur des standards exigés et qu’il répond aux attentes et aux exigences générales.

Conclusion

L’externalisation du secrétariat téléphonique est une solution intéressante pour les entreprises qui veulent améliorer la prise en charge des demandes par téléphone. Afin de tirer profit au maximum des services proposés, il est nécessaire de bien analyser les besoins, comparer les offres et vérifier la qualité des services proposés par l’entreprise.

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