Dématérialisation RH : tout ce qu’il faut savoir
La dématérialisation RH est aujourd’hui au cœur de la transformation numérique des entreprises. Elle est devenue un véritable levier de performance pour les sociétés. Ce projet de traitement numérique présente de nombreux avantages et est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salarié et service RH. Plus de détails ici !
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
La dématérialisation en ressources humaines (RH) est une solution pour simplifier les processus administratifs et la gestion de documents grâce à la digitalisation et la numérisation. Pour ce faire, deux approches sont possibles : la dématérialisation des documents et celles des processus relatifs aux ressources humaines. Cette dernière approche consiste à la digitalisation des processus. Il s’agit du traitement et de la gestion des tâches administratives qui sont du département RH (par exemple, la gestion de notes de frais, les élections professionnelles).
Concernant l’approche de la dématérialisation des documents, il consiste à substituer les documents papiers en supports numériques et à les diffuser de manière digitale. Il s’agit par exemple des bulletins de salaire, des contrats de travail, le règlement intérieur ou la demande d’absence.
Il faut noter que la dématérialisation RH représente pour les entreprises la meilleure solution pour réduire les dépenses tout en gagnant du temps. Elle répond particulièrement aux besoins de ces entreprises de pouvoir traiter rapidement et de manière sécurisée un volume important de documents.
La dématérialisation RH : ce qu’exige la loi
Depuis 2009, le Code du travail a permis aux entreprises de proposer à leurs salariés la dématérialisation des bulletins de paie et des différents contrats par voie électrique. Bien qu’elle ne soit pas à ce jour obligatoire, cette pratique est fortement plébiscitée et adoptée par les entreprises au lieu et place du format papier. Elle est notamment devenue possible grâce à la loi travail El Khomri de 2016.
Il faut noter par ailleurs que cette loi exige le respect des mesures de protection de l’intégrité et de la pérennité des données relatives au bulletin de salaire. Ces mesures doivent notamment être garanties par l’utilisation de signatures électroniques. Le bulletin de salaire doit être conservé dans un coffre-fort lié au CPA accessible par l’employé. La durée de la conservation de ces documents est aussi encadrée.
Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?
Il existe de nombreux avantages qui peuvent aujourd’hui être évoqués en matière de dématérialisation RH. Cette technique permet notamment aux entreprises de gagner en efficacité et en productivité. En effet, la dématérialisation RH se met au service de votre productivité en automatisant au maximum les tâches. Elle permet aussi de définir des circuits de validations simples, transparents et performants permettant de réduire le temps de travail des employés. Les procédures sont notamment simplifiées, les délais de traitement raccourcis et les risques d’erreur réduits.
De plus, cette technique permet de disposer d’une information centralisée, accessible et sécurisée. Bien évidemment, il importe que les documents et les données RH soient tenus dans un endroit sécurisé. Cette gestion documentaire offre un accès simple depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel appareil. Par ailleurs, cette solution permet de faciliter les échanges avec les salariés. Elle est sans doute le pivot de l’entreprise et représente un intermédiaire entre les employés, la direction et les organismes publics.
Quelles sont les étapes de la dématérialisation RH ?
Pour que le processus de dématérialisation RH de votre entreprise se passe dans les meilleures conditions, quelques étapes clés doivent être respectées.
Anticiper la transition numérique
La transformation RH est en effet un projet très important qui nécessite une bonne préparation. Celui-ci ne peut se faire sans une étude prospective au préalable. Elle vous permettra surtout de mesurer les changements qui vont s’opérer et évaluer leurs différents impacts.
Auditer la normalisation du fonds documentaire
Il est important de passer par la normalisation documentaire en vue du déploiement d’un projet de dématérialisation. Toute entreprise doit se lancer dans la construction d’une bonne gestion de fonds documentaire. Pour ce faire, vous devez suivre certaines étapes telles que le typage, l’actualisation du fonds documentaire et la mise en place d’un plan de classement de gestion de l’information.
Respect du cycle de vie documentaire
La durée de conservation des documents est en effet un aspect important qui peut être variable (entre quelques mois et 90 ans). Outre ces étapes, il faut noter aussi la suspension de la combinaison de la version papier et électronique et la gestion méticuleuse de la chaîne logistique.
Conclusion
En somme, la dématérialisation RH est une solution rapide et simple à mettre en place. Elle permet aux équipes RH d’automatiser les tâches de gestion du personnel, de gagner en productivité et de fixer des objectifs de performance qualitatifs.
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