Les meilleurs outils collaboratifs pour le télétravail

L’expansion rapide de la crise sanitaire du Covid-19, avec pour corollaire le confinement, a engendré des nouvelles habitudes dans l’organisation du travail. Les entreprises misent sur le télétravail pour réaliser les tâches quotidiennes qui nécessitaient, entre-temps, la présence humaine.La mise en place du télétravail requiert, toutefois, l’utilisation d’un certain nombre d’outils collaboratifs indispensables. Compte tenu de la multitude de ces outils disponibles pour le travail, il est impérieux d’utiliser les meilleurs afin d’obtenir des résultats satisfaisants.

Les types d’outilscollaboratifs en ligne

En parlant d’outils collaboratifs pour le travail à distance, il en existe plusieurs types qui sont sont classés en six (6) différentes catégories.

Outils de stockage et de partage de fichiers

Ces types d’outils collaboratifs sont employés pour partager des documents via un Cloud rendu accessible aux différentes parties prenantes du projet. Ils servent également à stocker des fichiers en ligne.

Les différentes personnes travaillant sur le projet accèdent aux fichiers nécessaires à la mise en œuvre des tâches en se connectant sur internet. Les outils de stockage et de partage de fichiers facilitent le travail collaboratif en mettant les travailleurs d’un projet sur la même longueur d’onde.

Outils d’écriture collaborative

Calqués sur le modèle des outils de traitement de texte, les outils d’écriture collaborative permettent à chaque membre de l’équipe de travail de prendre connaissance des modifications effectuées par les autres équipiers de manière interactive. Ce type d’outils est incontournable pour la coordination de l’ensemble des personnes travaillant sur un projet.

Outils de brainstorming collectif

Comme leur nom l’indique, ces outils collaboratifs pour le télétravail facilitent le résumé des actions ou des tâches à mener. Les membres de l’équipe s’en servent pour harmoniser leurs idées et opinions sur le projet en cours. L’objectif de ces outils est précisément le brainstorming collectif.

Ces outils sont, entre autres, ceux qui permettent de créer des cartes heuristiques, les minds maps ou les cartes mentales. Certains d’entre eux servent à concevoir des vision boards (regroupement d’images et de notes textuelles) en vue d’implémenter les objectifs poursuivis par le projet.

Les instruments de gestion de projet

La gestion de projet est un aspect important du télétravail. Les outils collaboratifs de gestion de projet sont utilisés pour la synchronisation et l’organisation des tâches de l’ensemble des membres de l’équipe. Ces instruments facilitent également la supervision ainsi que l’évolution du rythme de travail des équipes affectées à un projet.

Les outils de gestion de calendrier ou d’agenda

Utiles pour la programmation des tâches et évènements, les outils de gestion d’agendas permettent aux membres de l’équipe de travail d’utiliser le même agenda. Ils peuvent y définir des autorisations préalables pour l’ajout ou la modification d’évènements.

Les instruments de planification et de réunions online

Les outils de planification de réunions rendent possible la programmation de réunions de travail en ligne. Ils renseignent sur la disponibilité de chaque membre de l’équipe afin de trouver le parfait créneau. Ces derniers sont, entre autres, les applications de visioconférence et de messagerie instantanée.

Définir vos besoins pour des outils collaboratifs

Choisir un outil collaboratif pour le travail à distance de son équipe n’est pas une tâche à prendre à la légère. En effet, il faudra considérer les besoins de votre entreprise en vous basant sur plusieurs critères comme:

• Le secteur d’activité

Trouver les outils collaboratifs qui répondent aux besoins de votre entreprise est un critère important . Certains outils collaboratifs sont spécialement conçus pour répondre aux exigences des entreprises évoluant dans un domaine d’activité précis. À titre illustratif, plusieurs instruments de travail collaboratifs sont spécialement destinés aux développeurs d’applications web.

• Le nombre des équipes de travail

Le nombre des équipes appelées à travailler sur le projet influence le type d’outil collaboratif adapté. Ainsi, il est impérieux de connaître votre équipe de fond en comble afin de choisir les outils appropriés à l’ensemble des profils disponibles.

• La qualité des outils collaboratifs

C’est un pan à analyser pour déterminer vos besoins réels en outils de travail collaboratif. Pour ce faire, il faudra considérer les aspects suivants : fonctionnalités, facilité de prise en main, accessibilité et service client.

Les dix outils collaboratifs les plus connus

Depuis la large adoption du télétravail, les outils collaboratifs se sont répandus comme une traînée de poudre. Face à cette disponibilité accrue d’outils, on peut s’embrouiller sur celui qu’il faut choisir pour un travail à distance réussi entre collaborateurs. Ci-dessous, voici une liste des outils collaboratifs les plus utilisés en télétravail à travers le monde.

Teams

Encore appelé Microsoft Teams, c’est un outil qui permet de convier les collaborateurs d’un projet à une réunion ou discussion. De même, Teams est utilisé pour assister aux échanges virtuels via vidéoconférence. En prenant part à une séance sur Teams, les participants peuvent accéder aux fichiers rendus disponibles. Ils peuvent également partager ou modifier ces fichiers.

Slack

Slack offre une messagerie instantanée de qualité pour le travail en équipe à distance. Cet espace de discussion professionnelle permet aux collaborateurs ou prestataires de s’informer régulièrement via des messages textuels, appels vocaux ou vidéos.

Trello

Outil de gestion de projets et de calendriers éditoriaux, Trello impressionne par sa praticité dans la conduite du travail collaboratif. Cet outil permet de suivre le niveau d’avancement des différentes missions de travail. Il donne une vision claire et précise sur les travaux à réaliser, les missions en cours de réalisation et les travaux finalisés.

Google Drive

Google Drive est un outil collaboratif portant la signature de la puissante entreprise informatique américaine Google. En tant qu’outil de travail en équipe, il permet de stocker et de partager des fichiers (texte, diaporama, vidéo, image…), peu importe l’appareil utilisé. Les fichiers chargés sur Google Drive sont accessibles à n’importe quel moment à partir de n’importe quel support (smartphone, ordinateur ou tablette).

Dropbox

Espace de travail virtuel et intelligent, Dropbox est un outil incontournable pour le travail collaboratif en télétravail. Son rôle principal est l’atteinte de l’efficience dans la conduite du travail en équipe et à distance. Les collaborateurs du projet peuvent y stocker et partager une variété de fichiers entre eux. Certaines fonctionnalités admettent le classement des fichiers en fonction du type du projet.

Wimi

Le domaine de prédilection de l’outil Wimi est l’organisation des projets et des équipes de travail. Il se décline en trois versions d’outils à savoir : Wimi Drive, Wimi Teamwork et Wimi Amoured.

Teamwork

Teamwork est un type d’outil de travail collaboratif permettant de gérer plus rapidement les flux du travail. Il permet à tous les membres de l’équipe de vérifier le niveau d’avancement des autres collaborateurs. Grâce à Teamwork, le travail est transparent, et les équipes peuvent économiser un temps précieux en ne s’occupant que de l’essentiel à faire.

Zoom

C’est l’un des outils de travail en équipe les plus utilisés en ce moment. Que ce soit dans le domaine éducatif ou professionnel, Zoom fait ses preuves. Comme fonctionnalités, il permet de suivre une réunion à distance, discuter via une messagerie instantanée et partager des contenus avec les autres participants.

Evernote

Evernote est une application qui facilite la mise en ordre des idées sur un projet. Grâce à ce même outil, il est possible de partager les idées établies avec les autres collaborateurs du projet. Intuitif et facile à prendre main, Evernote est une véritable niche pouvant accueillir des listes d’idées, des travaux à effectuer, de brouillons et une grande quantité de documents importants. L’outil permet d’intégrer des articles de référence, des images, des vidéos, des dessins ou des graphiques.

Mural

Cet outil de travail collaboratif permet de réaliser des brainstormings sur un projet. Les collaborateurs peuvent s’y échanger des idées, des plans et des propositions d’actions. Avec Mural, les équipes de travail peuvent organiser et exposer leurs idées en y insérant des vidéos, des liens et des fichiers de formats Excel ou Illustrator.

Conclusion

En définitive, bien que le télétravail soit un mécanisme dynamique et efficace, il faudra utiliser les outils adaptés pour atteindre les objectifs escomptés. Le choix de ces outils dépend, néanmoins, du type et de l’ampleur du projet ainsi que la nature et qualité des collaborateurs.